Отчёт менеджера о продажах: как составить, образец

Хотите понять, как должен выглядеть отчёт менеджера по продажам, как его правильно составить и где взять готовый шаблон или образец? Ответ прост: это структурированный документ, в котором отражаются количественные и качественные результаты работы за определённый отрезок времени — от дня до года.

В нём приводятся основные метрики: количество звонков, встреч, сумма сделок, вероятность закрытия и отклонения от плана.

Готовый шаблон отчёта легко создать в Excel или CRM, а образец можно адаптировать под специфику бизнеса — ниже мы покажем, как именно.

Что представляют собой отчёты по продажам

Отчёт по продажам — это упорядоченный свод данных, который помогает управлять деятельностью отдела продаж как на оперативном, так и на стратегическом уровне. Он фиксирует текущую ситуацию в команде.

Такой документ позволяет отслеживать динамику, сопоставлять результаты разных отрезков времени и принимать взвешенные управленческие решения. Благодаря ему можно оценивать эффективность как отдельного сотрудника, так и всей команды в целом.

При этом важно, чтобы этот процесс не становился бюрократией. Его цель — не контроль, а поддержка: выявлять сильные и слабые стороны, устранять узкие места и корректировать тактику в режиме реального времени.

Хороший отчёт по продажам — это своего рода «радар», который показывает, куда движется бизнес и какие сигналы требуют немедленного реагирования. В B2B-среде, где цикл сделки дольше, такая прозрачность особенно ценна.

Отчёт менеджера по продажам: цели и задачи

Персональный отчёт менеджера — это основа для индивидуального роста и командного развития. Он позволяет объективно оценивать вклад каждого участника, выявлять несоответствия между активностью и результатом, а также понимать, какие компетенции стоит усилить в первую очередь.

Такой документ отражает не только количественные результаты, но и процессную работу: сколько звонков совершено, сколько коммерческих предложений отправлено и т.д.

Отчёт менеджера помогает руководителю и самому сотруднику:

• выявить дисбаланс между активностью и результатом например, много звонков, но мало закрытий;
• отследить динамику повторных продаж и удержания клиентов;
• скорректировать индивидуальный план при изменении рыночных условий;
• обеспечить прозрачность при расчёте премий и построении мотивации сотрудников.

Чем раньше вы начнёте работать с такими отчётами системно, тем быстрее сможете выстроить предсказуемую и масштабируемую модель продаж.

Зачем нужны отчёты в отделе продаж

Без отчётности отдел продаж быстро становится «чёрным ящиком»: деньги уходят на рекламу и зарплаты, но роста оборота нет — и непонятно, почему.

Отчёты нужны, чтобы:

• объективно оценивать эффективность каждого менеджера и всей команды;
• принимать решения на основе данных, а не догадок;
• выстраивать ежедневный контроль без давления;
• планировать бюджет, найм и активности с учётом реальных возможностей.

Важно: отчёт — это не проверка, а помощь.

Если сотрудник боится сдавать цифры, значит, система построена неправильно. Цель — не высказывать недовольство за провал, а понять, как дать поддержку.

Хотите знать, как разработать и внедрить действительно эффективную систему KPI для менеджеров по продажам? Читайте советы профессионалов и внедряйте их уже сейчас!

Виды отчётов в отделе продаж

Общий отчёт о продажах

Это «панель управления» для руководства. В нём отражаются основные метрики отдела за выбранный отрезок времени.

Например, если вероятность перехода лида в сделку снизилась, но количество обращений выросло, это может говорить о падении качества трафика — и тогда стоит переоценить рекламную стратегию. Такой отчёт позволяет оценить общую картину и быстро реагировать.

Персональный отчёт менеджера

Фокус — на индивидуальной работе. Помимо результатов, важно фиксировать процесс: количество звонков, встреч, отправленных КП.

Ежедневный отчёт, например, — это не формальность, а способ зафиксировать, на каком этапе сделки сейчас находится каждая активная заявка. Чем раньше зафиксирована точка риска, тем проще скорректировать путь к успеху.

Хотите научиться успешным продажам даже с минимальным опытом? Тогда смотрите видео ниже!

Сравнение плана и факта

Это глубокая работа с отклонениями. Почему план продаж не достигнут? Из-за снижения среднего размера заказа? Из-за прерывания крупного контракта? Или из-за недобора заявок?

Такой документ позволяет понимать причины и, соответственно, выбирать правильные меры: обучение, корректировку воронки, уточнение индивидуальных целей.

Кто составляет отчёты по продажам

Подготовка качественной отчётности — это совместная работа:

1. Менеджер отдела продаж собирает первичные данные: число звонков, встреч, комментарии по клиентам. Его задача — вовремя и честно зафиксировать всё, что происходит на линии.
2. Руководитель проверяет данные, сопоставляет с CRM и составляет обобщающий файл, где видна динамика и тенденции.

Без слаженного взаимодействия этих ролей отчёт рискует превратиться в «цифровую ширму» — гладкую, но бессодержательную.

Показатели в отчётах по продажам

Основные метрики должны быть простыми и измеримыми:

1. Сумма заключённых договоров — главный финансовый факт.
2. Средний размер заказа — общий оборот / число сделок.
3. Конверсия — доля заявок, доведённых до оплаты. Это важнейший показатель конверсии, отражающий качество работы и согласованность этапов продаж.
4. Активность клиентской базы — индикатор лояльности и эффективности постпродажного сопровождения.

В B2B-проектах особенно важно отслеживать каждый этап воронки: от первого контакта до подписания договора. Здесь помогает пайплайн продаж — визуализация текущих возможностей с учётом вероятности закрытия каждой.

Как составить отчёт по продажам

Чтобы отчёт был полезен, он должен иметь чёткую структуру, содержать количественные и качественные данные и быть привязан к конкретным датам: день, неделя, месяц, год.

Чтобы ваш документ не превратился в хаотичный набор цифр, используйте следующий алгоритм:

1. Определите структурные блоки. Например: новые и повторные продажи. Или — по типам менеджеров: сотрудник отдела по привлечению, работа с крупными клиентами и т.д. Важно выделять только те блоки, которые реально анализируются.
2. Для каждого блока соберите набор метрик. Они делятся на две группы: количественные звонки, лиды, КП — то, что вносится вручную и качественные конверсии, средний размер заказа — рассчитывается формулами. Убедитесь, что сбор данных не требует изнурительных усилий.
3. Уточните частоту заполнения например, ежедневно и отчётный интервал для анализа месяц или квартал. Это зависит от длительности цикла закрытия сделок.
4. Подготовьте форму для менеджера и подробную инструкцию. Обязательно пропишите, как и когда её заполнять — например, до 10:00 утра.
5. Добавьте общий свод по отделу и лист аналитики, где можно сравнивать результаты по времени и по каждому менеджеру. Удобно использовать Excel, но лучше — специализированный сервис.

В отделе продаж беспорядок, а РОП не справляется? Пройдите бесплатную диагностику вашего ОП и узнайте, как решить все ваши проблемы!

Как использовать отчёты для улучшения показателей работы отдела продаж

Хороший отчёт — это точка старта для улучшений.

В одной логистической компании анализ показал, что 60% сделок прерываются на этапе продаж «согласование условий». Причина — менеджеру отдела продаж необходимо уверенно работать с возражениями. После двухнедельного обучения закрытие сделок на этом шаге выросло на 22%.

Ещё один пример: в SaaS-стартапе выяснилось, что клиенты, прошедшие демо-звонок, в 3,4 раза чаще оплачивают подписку. Руководитель может ввести правило: все лиды категории «B» и выше — только через звонок. Выручка за квартал выросла на 37 %.

Чтобы данные работали, важно не просто их собирать, а:

• ставить гипотезы «если сократим время отклика — конверсия вырастет»;
• тестировать изменения A/B-тест скриптов, форматов встреч;
• фиксировать результаты в следующем отчёте, который отражает динамику.

Постоянное применение единого формата позволяет отслеживать прогресс и масштабировать удачные решения. Особенно это ценно при увеличении объёмов продаж и работе с крупными заказчиками.

Вопросы и ответы об отчётах по продажам

1. Как часто сдавать и анализировать отчёт?

Ежедневная отчётность — до 9:30 утра; еженедельная — в пятницу до 18:00; месячная — до 3-го числа. Чем короче цикл обратной связи, тем быстрее коррекция.

2. Что делать при систематическом невыполнении плана?

Не обвинять, а искать причину: возможно, план продаж завышен, каналы исчерпаны или изменился ЦА. Отклонение — это сигнал, а не приговор.

3. Можно ли автоматизировать?

Да — через интеграцию CRM с Google Sheets или BI-системами. Но автоматизация не отменяет ручного пояснения: факт «0 закрытых сделок» может означать как провал, так и работу над крупным контрактом.

4. Как проверить достоверность данных?

Кросс-чек: сравните звонки в телефонии, встречи в календаре и статусы в CRM. Если менеджер указал 20 звонков, но в АТС — 5, это повод для разговора. Эффективность растёт только на честных данных.

Экспертный раздел: как сделать отчётность рабочим элементом процесса

Сегодня эффективная отчётность — это встроенный элемент рабочего процесса. Чтобы она действительно помогала, её нужно правильно настроить и оптимизировать.

1. Сократите время на заполнение. Наши клиенты добиваются результата, когда менеджер тратит не более 7–10 минут в день. Этого достаточно, чтобы зафиксировать ключевую информацию: статус по каждой сделке, причины задержек, потребности в поддержке.

2. Свяжите отчёт с планированием. Например, если менеджер отдела продаж видит, что текущий пайплайн не покрывает целевой оборот, он может вовремя заказать дополнительную рекламу или скорректировать стратегию привлечения.

3. Используйте отчёт как основу для оценки и развития. На еженедельной синхронизации РОП не спрашивает «Почему не выполнил план?», а говорит: «Вижу, у тебя 5 сделок с вероятностью 90 % — давай проверим, что мешает их закрыть». Такой подход повышает вовлечённость и снижает текучесть.

4. Не забывайте про финансы. Хороший отчёт позволяет собственнику бизнеса понять: растёт ли прибыль при росте выручки, или увеличение объёмов продаж съедается затратами на удержание клиентов. Это особенно важно при увеличении масштаба и выходе на новые рынки.

Отчётность должна упростить принятие решений. Если этот отчёт заставляет задуматься — «Как я могу помочь?» — вы на правильном пути.

Кейсы, которыми мы гордимся

Нередко бывает так, что отдел продаж вроде работает, но результатов нет. Сделки не заключаются, прибыль всё меньше, а РОП понятия не имеет, что с этим делать. Мы наводим порядки в отделах продаж и результаты говорят сами за себя. Убедитесь в этом сами.

• Навели порядок и выстроили систему в продажах
• Мы вышли на 26 млн по заказам и заявкам и победили сезонность
• Увеличили продажи IT-продуктов с 5,2 до 12 млн в месяц

Вывод

Регулярная, продуманная отчётность позволяет отделу продаж перейти от интуитивных действий к управляемому росту. Ежедневный отчёт, выстроенный вокруг реальных метрик, даёт руководителю возможность оперативно корректировать тактику, а менеджеру — ясно видеть свой вклад в общий успех.

Когда структура, частота и содержание отчётов стандартизированы, а фокус смещён с наказания на поддержку, рост конверсии и сокращение цикла сделки становятся предсказуемыми. Внедрение даже базового формата — например, отчёта каждого менеджера по трём метрикам — уже через месяц даёт измеримый прирост эффективности и повышает прозрачность в команде.

Поделиться статьей: