Основы управленческого учёта: порядок и методы ведения

Управленческий учёт — это система сбора, анализа и предоставления достоверной информации для принятия обоснованных управленческих решений. Он даёт руководству ясную, своевременную и точную картину: куда направляются деньги, откуда формируются финансовые результаты, какие продукты или направления работают, а какие тормозят рост. Без него решения принимаются вслепую, даже при росте оборотов.

В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое управленческий учёт, для чего он нужен и как его правильно организовать.

Основы управленческого учёта

Управленческий учёт — это внутренняя система, созданная для поддержки руководства в процессе принятия решений. Он не подчиняется требованиям налогового законодательства или бухгалтерским стандартам. Он следует логике бизнеса. Его суть — преобразовать поток данных в понятную картину: что эффективно, что требует корректировки, что масштабировать, а что прекратить.

Благодаря учёту вы не просто видите, сколько заработали вчера, но и понимаете, за счёт каких факторов. И главное — как воспроизвести успех завтра.

Оценка эффективности бизнеса

Без управленческого учёта невозможно объективно оценить эффективность бизнеса. Опора на интуицию — «вроде всё нормально» — чревата ошибками.

Система позволяет анализировать бизнес по компонентам: какой продукт приносит маржу, какой менеджер генерирует наибольший вклад, какой канал привлечения окупается быстрее. Вы переходите от предположений к анализу и направляете ресурсы туда, где они работают.

Прогнозы и корректирование стратегии

Управленческий учёт позволяет моделировать сценарии. Например, как изменится выручка при росте рекламного бюджета на 20%? Как повлияет сокращение логистических издержек на маржу?

Вы не реагируете на изменения рынка паникой, а корректируете стратегические решения на основе данных. Это и есть управление.

Контроль доходов и расходов

Бухгалтерский учёт фиксирует: потрачено 100, получено 150. Управленческий учёт ставит вопрос: почему? На что именно были направлены эти 100? Какие из них — прямые затраты, а какие — накладные? Какая часть результата реальна, а какая —

Когда расходы растут, вы не прибегаете к слепым сокращениям. Вы выявляете конкретные причины и принимаете точечные управленческие решения.

Что даёт управленческий учёт

Главная функция управленческого учёта — обеспечить руководство инструментом для принятия решений.

Это выражается в практических возможностях:

• определять реальную себестоимость продукта или услуги;
• оценивать рентабельность отдельных направлений;
• контролировать денежные потоки и избегать кассовых разрывов;
• распределять ответственность и стимулировать команду на основе данных;
• принимать решения о масштабировании или прекращении проектов.

Если после внедрения система создаёт нагрузку, а не облегчает управление, её необходимо пересмотреть.

Хотите узнать, как правильно составить план развития ОП и увеличить свою прибыль? Читайте об этом в нашем блоге.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского

Бухгалтерский учёт ориентирован на внешних пользователей: налоговые органы, регуляторы, банки. Он формален и регламентирован.

Управленческий учёт служит внутренним целям. Он гибок, гибко реагирует на изменения и подчинён логике бизнеса.

Пример: бухгалтерский учёт покажет общую сумму зарплаты. Управленческий учёт — сколько приносит каждый менеджер в пересчёте на его вклад. Первое — факт, второе — основа для управления.

Объекты управленческого учёта

Объект учёта — это всё, что влияет на финансовый результат:

• продукт или услуга;
• клиент или сегмент;
• проект или направление;
• отдел или регион.

Вы сами определяете, что важно. При большом ассортименте целесообразно считать рентабельность по каждому товару. В проектном бизнесе — по каждой оказанной услуге.

Виды управленческого учёта

Выбор вида зависит от потребностей:

1. Учёт по центрам ответственности — когда отделы несут ответственность за свой бюджет;
2. Стратегический учёт — анализ рынка и конкурентной среды;
3. Операционный учёт — контроль ежедневных бизнес-процессов;
4. Учёт затрат — детализация расходов по статьям.

Начинайте с одного вида, решающего самую острую проблему. Остальное внедряйте по мере роста.

Кто ведёт управленческий учёт

На старте этим часто занимается собственник или бухгалтер. Это допустимо при небольшом объёме данных. Но по мере роста бизнеса это становится неэффективным.

Бухгалтер сосредоточен на налоговом учёте и отчётности. У него нет ресурсов для глубокого анализа. Собственник занят стратегией. Идеально — назначить ответственного за финансовый анализ: финансового директора или аналитика.

Пройдите бесплатную диагностику и узнайте, где находятся точки роста для вашего бизнеса!

Документы управленческого учёта

Единых форм не существует. Главное — документы должны быть:

• понятны исполнителям;
• полезны для принимающих решения;
• актуальны для сравнения периодов.

Это может быть платёжный календарь, анализ дебиторской задолженности, бюджет по отделам. Форма вторична — важен смысл.

Основные отчёты управленческого учёта

Ключевые документы:

• отчёт о финансовых результатах — показывает динамику доходов и расходов;

• отчёт о движении денежных средств — отслеживает реальные поступления и выплаты;

• баланс — отражает состояние активов и обязательств.

Вместе они формируют полную картину финансового положения компании.

Требования к информации

Информация должна быть:

• актуальной данные за прошлый квартал бесполезны сегодня;
• точной ошибки искажают выводы;
• релевантной только то, что влияет на решение;
• сравнимой для анализа динамики.

Доверие к данным — основа доверия к решениям.

Руководитель продаж не справляется со своими задачами? Смотрите видео ниже и узнаете, как это исправить!

Инструменты и методы

Выбор метода зависит от задачи:

1. Учёт по переменным затратам — для расчёта маржинальной прибыли;
2. Нормативный учёт — для серийного производства;
3. Позаказный учёт — для проектного бизнеса;
4. Анализ отклонений — для выявления причин отклонений от плана.

Инструменты — Excel, 1С, BI-системы.

Важно! Методика должна быть прозрачной для всех, кто участвует в сборе данных. Если каждый считает по-своему, то система даст сбой. Зафиксируйте правила и следуйте им.

Постановка управленческого учёта

Этапы внедрения:

1. Определение целей: зачем вам учёт? Что вы хотите видеть?
2. Выбор объектов и показателей: что считать? По каким разрезам?
3. Разработка форм отчётов: как будет выглядеть информация?
4. Назначение ответственных: кто будет собирать, проверять, анализировать?
5. Обучение команды: все должны понимать, зачем это нужно и как это делать.
6. Запуск и итеративное совершенствование: первые отчёты будут неидеальны. Это нормально. Главное — начать и улучшать

Автоматизация

Автоматизация оправдана, когда ручной сбор отнимает много времени или приводит к ошибкам.

Сервисы вроде «ПланФакт», «Финолог», 1С, «Финтабло» позволяют:

• автоматически собирать данные из разных источников;
• строить отчёты в пару кликов;
• визуализировать показатели;
• настраивать уведомления.

Но автоматизация не заменяет мышление. Система не решит, какие показатели важны. Это — ваша задача. Технология лишь ускоряет выполнение.

Примеры применения

Пример 1. В компании по доставке еды анализ выявил убыточные заказы в отдалённых районах. После введения минимального чека финансовый результат стал лучше на 18%.

Пример 2: Производственная компания. Учёт по цехам показал, что один цех тратит на 40% больше электроэнергии, чем другие. Провели аудит и нашли неисправное оборудование. После замены сэкономили 2,3 млн рублей в год.

Пример 3: IT-студия. Позаказный учёт показал, что проекты с фиксированной ценой убыточны из-за недооценки трудозатрат. Перешли на почасовую оплату. Маржа выросла с 12% до 34%.

Организация управленческого учёта

Начните с вопросов:

1. Какая информация нужна для принятия решений?
2. Кто будет её собирать и анализировать?
3. Как часто?
4. Какие действия последуют?

Определите цели, выберите ключевые показатели, назначьте ответственного — только потом подключайте инструменты.

Методы ведения

Чтобы процесс не превратился в хаос, вы должны сделать следующее:

• зафиксируйте методику сбора данных;
• установите сроки сдачи отчётов;
• назначьте ответственных за каждый показатель;
• регулярно корректируйте систему.

Главная задача — получать нужные данные в нужное время.

Цель как ориентир: почему без неё система не работает

Цель — это компас. Без неё вы блуждаете в цифрах.

Каждый отчёт, каждый показатель, каждый сбор данных должен отвечать на вопрос: «Как это помогает достичь цели?» Если связи нет, отключайте этот показатель. Он бесполезен.

Цели могут быть, например, такими: увеличить маржу на 15%, сократить логистику на 20%, выйти на точку безубыточности за 6 месяцев.

Порядок и дисциплина

Установите:

• единые сроки;
• стандартизированные шаблоны;
• процедуры проверки.

Если один сотрудник отчёт сдаёт в понедельник, а другой — в пятницу, вы не сможете сравнивать. Если один менеджер считает выручку по оплате, а другой — по отгрузке, данные несопоставимы. Порядок — это основа достоверности.

Учёт как инструмент управления

Управленческий учёт работает, только если замкнут цикл: цели → показатели → сбор данных → анализ → управленческие решения → результат → корректировка.

Разрыв любого звена делает систему бесполезной.

Ключевые принципы эффективного учёта кратко

1. Начинайте с малого.
2. Делайте регулярно.
3. Связывайте с действиями.
4. Делайте проще.
5. Автоматизируйте при росте.
6. Обучайте команду.
7. Проверяйте данные.
8. Анализируйте отклонения.
9. Делитесь результатами.
10. Корректируйте систему.
11. Меняйте методы при неэффективности.
12. Связывайте с KPI.
13. Интегрируйте с бюджетом.
14. Визуализируйте.
15. Храните историю.
16. Делайте выводы.

Роль управляющего

Управляющий — это человек, который превращает цифры в решения.

Он отвечает за:

• постановку системы;
• сбор и проверку данных;
• анализ и интерпретацию;
• подготовку рекомендаций для руководства.

Им может быть финансовый директор или аналитик. Главное, чтобы человек понимал: его задача помогать принимать решения.

Данные как основа

Правило первое: собирайте только то, что будете использоват. Не гонитесь за объёмом. Гонитесь за релевантностью.

Правило второе: проверяйте источники. Если данные берутся из разных систем, убедитесь, что они совместимы. Один и тот же показатель не должен иметь два разных значения.

Стандартизация

Правила должны быть:

• документированы;
• просты;
• обязательны;
• подлежащими регулярному обновлению.

Без стандартизации возникает разнобой, искажающий картину.

Мнение эксперта

Управленческий учёт в компании позволяет оценивать хозяйственную деятельность предприятия и формировать стратегию развития компании. Система управленческого учёта должна быть гибкой, чтобы её можно было масштабировать вместе с бизнесом. Часто управленческий учёт интегрируют с бухгалтерским учётом, но отличие управленческого учёта от бухгалтерского учёта в том, что первый ориентирован на внутренние управленческие решения, а второй — на внешнюю отчётность.

Сбор и анализ информации лежат в основе системы, которая должна функционировать в режиме реального времени. Финансовое положение компании оценивается на основе управленческой отчётности, отражающей факты хозяйственной деятельности. Необходимая информация для принятия решений формируется из данных о доходах и расходах, результатах деятельности компании и управлении денежными потоками.

Производство, продажи и маркетинг рассматриваются как единый бизнес-процесс, где себестоимость производимых товаров влияет на доходность. Отчёт о финансовом результате и бухгалтерская финансовая отчётность дополняют друг друга. Товары или услуги анализируются по отдельности, особенно при наличии отдельных направлений деятельности. Минимальный объём продаж определяется через точку безубыточности.

Управленческий учёт может стать ядром системы управления, если организовать его с учётом специфики предприятия. Принципы управленческого учёта — гибкость и ориентация на действие. Внедрение управленческого учёта требует не только технической настройки, но и изменения культуры. Управленческий учёт как инструмент позволяет дать управленческому учёту форму прогнозов и предложений.

Обоснованные управленческие решения возможны только при наличии достоверных данных. Отличие бухгалтерского учёта в том, что бухгалтерский учёт, который следует стандартам, не всегда отражает экономическую суть. Необходимая информация для принятия решений подкрепляется анализом рисков. Управленческий учёт в организации должен быть частью общей системы управления.

Кейсы, которыми мы гордимся

Правильное ведение учёта совместно с эффективным отделом продаж позволяет прибыли расти, а бизнесу масштабироваться. Убедитесь в этом на реальных примерах.

• Сократили цикл сделки в 2 раза и сделали скачок в продажах в 11 раз
• Увеличили продажи в 3,5 раза за полгода в логистической компании
• Увеличили конверсию в продажу в 1,5 раза, а потом удержали ее на высоком уровне

Вывод

Управленческий учёт — это инструмент для принятия решений. Если данные не ведут к действиям, система теряет смысл. Эффективность достигается только при замкнутом цикле: информация → анализ → управленческое решение → результат → корректировка.

Главная ценность управленческого учёта — в обеспечении управляемости бизнес-процессов, контроле расходов и устойчивом развитии деятельности. Когда он органично встроен в работу организации, он становится основой для роста и снижения рисков.