Как спрогнозировать объём продаж: пошаговое руководство

Прогноз продаж — это ориентир, который показывает, в каком направлении движется ваш бизнес. Он служит основой прибыли, но при этом ни в коем случае не заменяет собой план.

Из этой статьи вы узнаете, какие методы работают, как рассчитывать прогноз, какие ошибки снижают точность прогноза и как составить прогноз продаж, которому можно доверять.

Как организовано прогнозирование продаж

Прогнозирование продаж — это расчёт вероятного сценария на основе фактов. В его основе лежат данные о прошлых продажах, поведении клиентов и состоянии рынка.

Возьмём в качестве примера кафе. Владелец не заказывает кофе и молоко «на глаз». Он смотрит: в прошлом году в первом периоде было продано 1200 капучино, во втором — 1800. Значит, в этом году нужно закупить на 50% больше молока. Он учитывает погоду, праздники и даже расписание расположенного рядом университета — студенты разъехались, продажи упали.

Это и есть прогнозирование продаж: не интуиция, а анализ исторических данных. Прогноз продаж — это гипотеза, подтверждённая цифрами. Он не гарантирует результат, но снижает риски.

Зачем бизнесу прогнозирование продаж

Зачем тратить время на расчёты? Чтобы не тратить деньги на исправление ошибок. Представьте себе магазин. В прошлом году в декабре было продано 500 упаковок мандаринов. В этом году закупили 500, но спрос упал из-за роста цен. Остатки гниют на складе. Или наоборот: закупили 300, а спрос вырос. Полки пусты, клиенты уходят к конкурентам. В обоих случаях — убытки.

Прогнозирование продаж помогает:

• точно заказать товар;
• спланировать бюджет;
• распределить нагрузку между персоналом;
• эффективно заниматься маркетингом.

Своевременно сделать заказ — это искусство, которому можно научиться с помощью данных и процесса прогнозирования.

Чтобы узнать больше не только о прогнозировании, но и о планировании продаж, читайте нашу статью.

В чём разница между планированием и прогнозированием продаж

Прогноз продаж и план — не синонимы. Прогноз продаж отвечает на вопрос: «Что, скорее всего, произойдёт?» Это гипотеза, основанная на статистике, маркетинге и так далее. Например: «Скорее всего, в июле мы продадим товар или услугу на 1,2 миллиона рублей».

А план отвечает на вопрос: «Что мы должны сделать?» Это задача, которую ставят перед командой и которая помогает задать направление действий. Например: «В июле нужно продать 1,5 миллиона — иначе мы не покроем расходы».

Принципы прогнозирования продаж

Прогнозирование продаж — это бизнес-процесс. Чтобы он работал, соблюдайте правила и записывайте всё. Каждый звонок, каждый отказ, каждый этап продажи. Без данных нет анализа.

Используйте измеримые ключевые показатели: конверсию, средний чек, цикл продажи. Прислушивайтесь к клиенту. Учитывайте не только цифры, но и причины. Почему купил? Почему отказался? Это ключ к тренду. Делайте это регулярно. Прогнозирование продаж точно не стоит делать раз в год. Пересчитывайте каждый определённый период времени. Рынок меняется быстрее, чем отчёты.

Вовлекайте в этот процесс команду. Менеджеры по продажам, маркетологи, логисты — все должны предоставлять данные. Прогноз продаж — это коллективный продукт. Тестируйте и корректируйте. Сравнивайте фактические продажи с прогнозом. Где ошиблись? Почему? И в результате скорректируйте на основе полученных данных модель прогнозирования.

Факторы, влияющие на прогнозирование продаж

На продажу продукции влияет очень много факторов.

Внешние факторы: 

• конкуренция если конкурент запустил скидки, спрос упадёт;
• экономика кризис — люди реже покупают «нужное», чаще — «дешёвое»;
• законы новый налог — рост цен — падение спроса.

Внутренние факторы: 

• ассортимент новый товар — новый поток потенциальных клиентов;
• команда сменили менеджера отдела продаж — упала конверсия;
• маркетинг запустили рекламу — вырос трафик;
• цены подняли — отток; снизили — рост, но меньшая прибыль.

Изменения — это постоянная величина. И прогнозирование продаж должно их учитывать. Иначе прогноз устареет ещё до публикации.

Методы прогнозирования продаж

Выбор метода прогнозирования зависит от бизнеса, данных и цели. Директор, полагающийся только на «мнение менеджеров», рискует не выполнить план. Нужна аналитика.

Вот основные методы:

1. Экстраполяция тренда. Берёте данные за прошлый период, рисуете линию роста и продолжаете её. Просто, но не учитывает скачки.
2. Анализ воронки продаж. Посмотрите, сколько лидов на каждом этапе воронки продаж, и умножьте на коэффициент конверсии. Точнее, но для этого нужна CRM.
3. Экспертная оценка. Сбор мнений менеджеров отдела продаж, маркетологов. Полезно для нового продукта, по которому нет статистики.
4. Регрессионный анализ. Учитывает сразу несколько факторов: цены, рекламу, погоду. Сложно, но эффективно.
5. Метод Дельфи. Несколько экспертов анонимно выставляют оценки, затем обсуждают их и приходят к единому мнению. Устраняет субъективность.

Давайте подробнее рассмотрим пару инструментов, которые мы описали выше, для более точного прогнозирования.

Регрессионный анализ — мощный инструмент, позволяющий учитывать несколько факторов одновременно.

Например, на продажу оборудования для изготовления кофе могут повлиять:

• средний чек в регионе;
• температура на улице;
• активность конкурентов.

Используется формула: Y = β₀ + β₁X₁ + β₂X₂ + β₃X₃

Где: Y — прогноз продаж. X₁ — уровень доходов. X₂ — средняя температура. X₃ — индекс активности конкурентов. β — коэффициенты, которые система выбирает автоматически в Excel — через «Анализ данных» → «Регрессия».

Пример: компания «КофеТех» провела регрессионный анализ и выяснила, что продажи продукции на 70% зависят от рекламы в соцсетях, а не от скидок. Перераспределили бюджет — продажи увеличились на 22%.

Метод Дельфи идеально подходит для новых продуктов, у которых нет истории.

Этапы:

• эксперты анонимно выставляют оценки;
• модератор собирает ответы и отсеивает крайние;
• эксперты получают сводку и пересматривают оценки.

Повторяем до тех пор, пока разница не составит ±10 %.

Пример: стартап по доставке еды собрал 5 экспертов. Первый раунд: от 500 до 5000 заказов в определённый период времени. Третий раунд: 1800–2200. Реальный результат через 3 месяца — 2100. Погрешность — 4,7%.

Как рассчитать прогноз продаж: формулы

Способ расчёта прогноза продаж зависит от метода. Вот две рабочие формулы.

1. Линейный тренд: Y = a + b × X

Где: Y — прогнозируемый объём; a — базовый объём реализации товара; b — средний прирост за период; X — номер периода.

Пример: в первом периоде было продано 100 станков a = 100. Каждый период продажи предприятия увеличивается на 10 станков b = 10. Прогноз на третий период: Y = 100 + 10 × 3 = 130 станков.

2. С учётом сезонности: Y = a + b × X × K

Где K — коэффициент, учитывающий внешние факторы.

Возьмём для примера продажу одежды.

Шаг 1. База — продажи в ноябре прошлого года: 1200 комплектов.

Шаг 2. Средний рост — 8 % в год по данным за 3 года.

Шаг 3. Коэффициент для ноября — 1,4.

Шаг 4. Прогноз: Y = 1200 + 8% × 3 × 1,4 = 1200 × 1,24 × 1,4 = 2 083 комплекта.

Но! Если в регионе необычно тёплая осень, снижаем коэффициент до 1,1. Итог: 1200 × 1,24 × 1,1 = 1 637.

В этом и заключается гибкость: формула даёт основу, а вы вносите коррективы.

Важно: всегда считайте не одну цифру, а диапазон. Используйте доверительный интервал. Например, в Excel для этого есть функция =ДОВЕРИТ.НОРМ. Если стандартное отклонение равно 200, а выборка составляет 12 периодов, то при доверительной вероятности 85 % интервал будет равен ±100. Значит, прогноз продаж: 2 083 ±100 → от 1 983 до 2 183.

Продажи падают, а вы не понимаете в чём проблема? Пройдите бесплатную диагностику!

Инструменты для прогнозирования продаж

Система прогнозирования продаж позволяет прогнозировать объём продаж и, что, возможно, даже важнее, поведение клиентов. Вот примеры самых популярных инструментов:

1. Excel. Подходит для начала. Построить тренд, рассчитать корректировки — можно за пару часов. Идеально для малого бизнеса.

2. CRM система управления взаимоотношениями с клиентами. Фиксирует каждый шаг клиента. Позволяет подсчитывать конверсию и прогнозировать воронку продаж.

3. BI-системы бизнес-аналитика. Визуализируют данные, строят сложные модели, обновляются в режиме реального времени. Для среднего и крупного бизнеса.

Предлагаем подробнее остановиться на последнем пункте. Ведь BI-системы — это инструмент, необходимый для развития бизнеса. Сравним три решения:

1. Power BI Microsoft — идеально подходит для интеграции с Excel и CRM. Бесплатная версия — для начала работы. Плюс: визуализация методом перетаскивания. Минус: требуются навыки настройки.
2. Tableau — более мощная платформа для сложной аналитики. Плюс: красивые дашборды для презентаций. Минус: дорого, обучение — от 2 недель.
3. Metabase — платформа с открытым исходным кодом, доступная для модификации и подходящая для IT-компаний. Плюсы: бесплатно, гибкость. Минусы: требует технических знаний.

Пример: сеть «Автошина» перешла с Excel на Power BI. Раньше менеджер отдела продаж тратил на отчёт 3 дня. Теперь — 10 минут. Плюс: выяснилось, что 30 % лидов «зависают» на этапе воронки продаж «расчёте скидки». Автоматизировали процесс — конверсия выросла на 18 %.

Хороший инструмент хранит данные и помогает их интерпретировать. Он позволяет увидеть, что клиент делает «здесь и сейчас», и предсказать, что он сделает «завтра».

Хотите узнать, как правильно выстроить систему мотивации для сотрудников вашего отдела продаж? Смотрите видео ниже

Пример прогнозирования продаж в Excel

Данные: продажа товара за 12 периодов. Цель: спрогнозировать продажу товара на следующий квартал.

Шаг 1. Строим линейный тренд. Используем формулу: Y = a + b × X. Функция Excel: =ЛИНЕЙН — автоматически определяет a и b.

Шаг 2. Рассчитываем коэффициент корректировки. Для каждого периода: K = Факт / Среднее значение за несколько лет.

Шаг 3. Прогноз объёма: Y = a + b × X × K.

Шаг 4. Доверительный интервал. Показывает зону риска. Например, вероятность того, что продажи товара составят от 210 до 255, равна 85 %. Это не погрешность, а реальный диапазон.

Как повысить точность прогноза продаж

Точный прогноз продаж — это результат системной работы. Вот принципы, которые в этом помогают:

• Принцип участия. Данные собирают все подразделения: маркетинг — о трафике, продажи — о сделках, финансы — о расходах. Чем шире база, тем точнее прогноз.

• Принцип непрерывности. Пересчитывайте каждый определённый период времени. Не ждите год. Рынок не ждёт.

• Принцип гибкости. Разработайте три сценария: оптимистичный, пессимистичный, реалистичный. Если реальность отклоняется от сценария, переходите к другому.

• Принцип обратной связи. Каждый период сравнивайте прогноз продаж и фактические продажи.

При использовании принципа обратной связи необходимо выполнить следующие действия:

1. Сравните прогноз продаж и фактические продажи.
2. Выясните причины отклонений:
3. Проанализируйте внешние факторы конкурентов, погоду, законодательство.
4. Проанализируйте внутренние факторы увольнение менеджера отдела продаж, поломку CRM-системы.
5. Зафиксируйте выводы в базе знаний.
6. Обновите модель прогнозирования: добавьте новый фактор или скорректируйте весовые коэффициенты.

Пример: компания «Тепло Дома» продавала обогреватели. В первом периоде план был выполнен на 140%. Выяснилось, что в регионе отключили центральное отопление. Во втором периоде мы учли этот фактор — и снова попали в цель. Менеджер отдела продаж должен видеть, как его действия влияют на общий прогноз продаж. Это стимулирует активность. И повышает ответственность.

Типичные ошибки при прогнозировании продаж

Ошибки убивают прогнозы быстрее, чем кризис. Вот самые распространённые из них:

• делать прогноз продаж «с потолка»;
• полагаться только на мнение менеджеров;
• не учитывать внешние факторы;
• не пересчитывать.

Добавим ещё две критические ошибки.

1. Не учитывать «эффект новизны». Продажи товара нового продукта часто резко возрастают в первые 1–2 периода, а затем идут на спад. Если прогнозировать продажи на основе пиковых показателей, можно получить склад, забитый непроданным товаром. Пример: гаджет с «умной» функцией — 5000 продаж в период 1, 1200 — в период 3. Тот, кто этого не учёл, недосчитался 3,8 миллиона на остатках.

2. Делать прогнозирование продаж без CRM. Без системы вы не видите, сколько лидов находится на каком этапе воронки продаж, сколько времени они «висят», куда «утекают». Прогноз продаж строится на догадках. Пример: мебельный магазин прогнозировал рост бизнеса на +20 %. Реальность: –5 %. Почему? 40 % клиентов не дозвонились — телефония не интегрирована с CRM. После исправления — увеличение продаж на +25 %.

Обратите внимание: ошибка в Excel, которая искажает прогноз продаж. Никогда не рассчитывайте коэффициент как «продажи за период / продажи за первый период». Это искажает данные. Правильный вариант: «продажи за период / средние продажи за год». Так корректировки будут объективными.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли прогнозировать продажи без CRM?

Да. В Excel, Google Таблицах и даже в блокноте — если есть данные. Но CRM экономит время и снижает количество ошибок.

2. Как часто нужно пересчитывать прогноз продаж?

Минимум — раз в определённый период времени. Для оперативного управления — еженедельно.

3. Что важнее: точный прогноз или гибкость?

Гибкость. Точный прогноз, но жёсткий — бесполезен, если рынок изменился. Лучше использовать приблизительный, но адаптивный прогноз продаж.

4. Нужен ли прогноз продаж малому бизнесу?

Да. Даже в одной точке. Особенно если товар скоропортящийся или спрос на него подвержен колебаниям. Этот метод прогнозирования например, простая экстраполяция подходит даже для индивидуальных предпринимателей.

5 .Как учесть рост команды?

Если вы наняли двух менеджеров по продажам, рассчитывайте на увеличение продаж на 20–40 % в зависимости от их опыта. Но не на 100 % — адаптация требует времени.

Хотите узнать, как сделать свой бизнес успешным? Смотрите видео ниже

Экспертное мнение

Прогнозирование продаж —  это основа эффективного управления. Без него невозможно определить ключевые показатели эффективности отдела, спланировать маркетинговую стратегию или рассчитать выручку. Менеджер отдела продаж должен уметь не только заключать сделки, но и участвовать в составлении прогноза продаж.

Для этого необходимо анализировать исторические данные, учитывать изменения на рынке и применять различные методы прогнозирования. Особенно важно учитывать вероятность заключения сделки на каждом этапе воронки продаж.

Система прогнозирования продаж позволяет владельцу бизнеса видеть будущее и принимать решения на основе данных, а не интуиции. Прогнозирование объёма продаж напрямую влияет на эффективность сбыта, а точный прогноз продаж снижает риски и повышает рентабельность. Для компаний, продающих оборудование или одежду, особенно важно учитывать цикличность спроса и потенциальный спрос.

Кейсы, которыми мы гордимся

Кроме прогнозирования, есть ещё множество факторов, которые влияют на продажи. Например, квалифицированные менеджеры и руководитель отдела продаж, правильно выстроенная воронка и эффективные скрипты. Давайте рассмотрим на реальных примерах, как это влияет на рост продаж.

• Сократили цикл сделки в 2 раза и сделали скачок в продажах в 11 раз
• Увеличили продажи IT-продуктов с 5,2 до 12 млн в месяц
• Выполнили план продаж на 107%, поработав с базой постоянных клиентов

Вывод

Точный прогноз продаж превращает хаос в управляемый процесс и позволяет вашему бизнесу не реагировать на кризисы, а предотвращать их. Прогноз формируется на основе анализа исторических данных и постоянно корректируется с учётом реальных изменений.

Прогнозирование объёма продаж — это стратегический инструмент, лежащий в основе получения прибыли. Без него невозможно построить устойчивую модель развития бизнеса и достичь целей в условиях неопределённости.