Отчёт менеджера о продажах: как составить, образец
Хотите понять, как должен выглядеть отчёт менеджера по продажам, как его правильно составить и где взять готовый шаблон или образец? Ответ прост: это структурированный документ, в котором отражаются количественные и качественные результаты работы за определённый период — от дня до года.
В нём указываются ключевые метрики: количество звонков, встреч,, сумма продаж, конверсия и отклонения от плана.
Готовый шаблон отчёта легко сделать в эксель или CRM, а образец можно адаптировать под специфику вашей компании — ниже мы покажем, как именно.
Содержание
Отчёт менеджера о продажах: как составить, образец
Что представляют собой отчёты по продажам
Отчёт менеджера по продажам: цели и задачи
Зачем нужны отчёты в отделе продаж
Отчёт по ассортименту: товары и услуги
Отчёт по географии: филиалы и направления
Кто составляет отчёты по продажам
Показатели в отчётах по продажам
Как составить отчёт по продажам
Форма отчётности для отдела продаж
Как использовать отчёты для улучшения показателей работы отдела продаж
Вопросы и ответы об отчётах по продажам
Что представляют собой отчёты по продажам
Отчёт по продажам — это систематизированный свод данных, который помогает управлять деятельностью ОП как на оперативном, так и на стратегическом уровне. Он фиксирует реальное состояние дел в отделе.
Такой отчёт помогает отслеживать динамику, сопоставлять текущие результаты с прошлыми периодами и принимать обоснованные управленческие решения. Благодаря ему вы можете анализировать эффективность как отдельных менеджеров, так и всей команды в целом.
При этом важно, чтобы данный инструмент не превращался в бюрократическую рутину. Его цель — не проверка, а поддержка: выявлять сильные стороны, устранять слабые и корректировать тактику в режиме реального времени.
Хороший отчёт по продажам — это своего рода «радар», который показывает, куда движется бизнес и какие сигналы требуют немедленного реагирования.
Отчёт менеджера по продажам: цели и задачи
Персональный отчёт менеджера — это основа для индивидуального роста и командного развития. Он позволяет объективно оценить вклад каждого сотрудника, выявить несоответствия между усилиями и результатами, а также понять, какие компетенции стоит прокачать в первую очередь.
Такой документ отражает не только количественные показатели, но и процессную работу: сколько звонков совершено, сколько коммерческих предложений отправлено и т.д
Отчёт менеджера помогает руководителю отдела продаж (РОП) и самому сотруднику:
- выявить дисбаланс между активностью и результатом (например, много звонков, но мало закрытий);
- отследить динамику повторных продаж и удержания клиентов;
- скорректировать индивидуальный план при изменении рыночных условий;
- обеспечить прозрачность и справедливость при расчёте премий.
Чем раньше вы начнёте работать с такими отчётами системно, тем быстрее сможете выстроить предсказуемую и масштабируемую модель продаж.
Зачем нужны отчёты в отделе продаж
Без отчётности отдел продаж быстро превращается в «чёрный ящик»: деньги уходят на рекламу и зарплаты, но роста продаж нет — и непонятно, почему.
Отчёты нужны, чтобы:
- объективно оценивать эффективность отдела продаж;
- принимать решения на основе данных, а не интуиции;
- мотивировать сотрудников через видимые результаты;
- планировать бюджет, найм и маркетинговые активности.
Внимание: отчёт — это инструмент поддержки.
Если сотрудники боятся сдавать цифры, значит, система построена неправильно. Цель — не наказать за провал, а понять, как помочь.
Хотите знать, как разработать и внедрить действительно эффективную систему KPI для менеджеров по продажам? Читайте советы профессионалов и внедряйте их уже сейчас!
Виды отчётов в отделе продаж
Общий отчёт о продажах
Это «панель управления» для руководства. В нём отражаются ключевые метрики ОП за выбранный период.
Например, если конверсия упала с 25% до 15%, но количество лидов выросло, это может говорить о снижении качества трафика — и тогда стоит пересмотреть рекламную кампанию. Такой отчёт позволяет оценить общую картину и быстро реагировать на отклонения.
Персональный отчёт менеджера
Здесь фокус — на индивидуальной работе сотрудника. Помимо стандартных KPI, важно включать процессные показатели: количество звонков, встреч, отправленных КП.
Хотите научиться успешным продажам даже с минимальным опытом? Тогда смотрите видео ниже!
Сравнение плана и факта
Это глубокий анализ отклонений. Почему план по сумме не достигнут? Из-за падения среднего чека? Из-за срыва крупной сделки? Или из-за недобора лидов?
Такой отчёт позволяет не только фиксировать факт, но и понимать причины — и, соответственно, выбирать правильные меры: обучение, изменение воронки, корректировку плана.
Кто составляет отчёты по продажам
Подготовка качественной отчётности — это совместная работа:
- Менеджеры по продажам — вносят первичные данные: количество звонков, встреч, комментарии по клиентам. Их задача — фиксировать всё оперативно и честно.
- РОП (руководитель отдела продаж) — проверяет данные, сверяет их с CRM и формулирует выводы по каждому сотруднику.
Без слаженного взаимодействия этих ролей отчёт рискует превратиться в «цифровую ширму» — красивую, но бессодержательную.
В отделе продаж беспорядок, а РОП не справляется? Пройдите бесплатную диагностику вашего ОП и узнайте, как решить все ваши проблемы!
Показатели в отчётах по продажам
KPI — это часть системы мотивации, которые показывают ключевые метрики:
- Сумма — денежное выражение. Главный финансовый показатель.
- Средний чек — сумма / количество сделок.
- Конверсия — доля лидов, доведённых до оплаты. Один из ключевых индикаторов качества работы менеджеров и маркетинга.
- Активность клиентской базы — показывают лояльность клиентов и качество постпродажного сопровождения.
Как составить отчёт по продажам
Чтобы отчёт был полезен он должен иметь четкую структуру, содержать в себе ключевые качественные и количественные показатели и иметь отчетные периоды: день, неделя, месяце, год – по которым и будет проводиться анализ данных.
Чтобы ваш отчет не превратился в хаотичный набор цифр используйте следующий алгоритм для составления:
- Определите структурные блоки отчета. Например: у вас есть новые и повторные продажи одного типа продуктов, в таком случае отчет будет состоять из трех ключевых блоков: новые продажи, повторные продажи, итого. Кроме того разделение структуры может происходить по линиям менеджеров: показатели квалификаторов, хантеров, фермеров.
Но не нагромождайте всё и сразу, выделяйте действительно важные для анализа блоки, цифры, которые вы действительно будете смотреть и анализировать регулярно.
- После того, как вы определились со структурой отчёта и его блоками, в каждом блоке необходимо собрать список показателей, которые будут заполняться в отчете. Показатели всегда делятся на 2 вида: количественные (звонки, лиды, квалы, КП – то, что измеряется штуками/деньгами и вносится по менеджерам вручную) и качественные (конверсии, средний чек – рассчитывается формулами). При определении набора показателей убедитесь, что вы можете ежедневно без каторжных усилий их собирать в нужном вам разрезе, не добавляйте в отчет показатели, которые непонятно как собрать и не возможно проверить корректные они или нет
- Определите отчётный период заполнения: день/неделя и отчётный период анализа план/факт: месяц/квартал. Отчётный период зависит от того насколько большой цикл сделки.
- Далее соберите форму заполнения для менеджера и пропишите инструкцию как с ней работать.
- Финальным этапом является добавление общего свода по отделу и листов с аналитикой, на которых вы сможете сравнивать результаты по отчётным периодам и по менеджерам.
Как использовать отчёты для улучшения показателей работы отдела продаж
Хороший отчёт — это точка старта для изменений.
В одной логистической компании анализ отчётов показал, что 60% сделок срываются на этапе «согласование условий». Причина — менеджеры не умели работать с возражениями по цене. Был запущен двухнедельный мини-курс, и через месяц конверсия на этом этапе выросла на 22%.
Ещё один пример: в SaaS-стартапе выяснилось, что клиенты, прошедшие демо-звонок, в 3,4 раза чаще оплачивают подписку. РОП ввёл правило: все лиды категории «B» и выше — только через звонок. Выручка за квартал выросла на 37%.
Чтобы данные работали, важно не просто анализировать их, а:
- ставить гипотезы («если сократим время ответа — конверсия вырастет»);
- тестировать изменения (A/B-тест скриптов, форматов встреч);
- фиксировать результаты в следующем отчёте.
Регулярное использование шаблона отчёта с едиными метриками позволяет отслеживать динамику изменений и масштабировать успешные практики.
Вопросы и ответы об отчётах по продажам
- Как часто сдавать и анализировать отчёт?
Ежедневные — краткие, до 9:30 утра; еженедельные — в пятницу до 18:00; месячные — до 3-го числа следующего месяца. Чем короче цикл обратной связи — тем быстрее коррекция.
- Что делать при систематическом невыполнении плана?
Не ругать менеджера, а выявлять причину: возможно, план завышен, каналы иссякли, или изменился ЦА. Показатель отклонения сам по себе ничего не значит — важен анализ изменения в динамике.
- Можно ли автоматизировать?
Да — через интеграцию CRM с Google Sheets или BI-системами (например, Roistat, Power BI). Но автоматизация не отменяет ручного комментария: цифра «0 закрытых сделок» может означать как провал, так и работу над крупным контрактом.
- Как проверить достоверность данных?
Кросс-чек: сравните звонки в телефонии, встречи в календаре и статусы в CRM. Если менеджер указал 20 звонков, но в АТС — 5, это сигнал к разговору. Эффективность растёт только на честных данных.
Кейсы, которыми мы гордимся
Нередко бывает так, что отдел продаж вроде работает, но результатов нет. Сделки не заключаются, прибыль всё меньше, а РОП понятия не имеет, что с этим делать. Мы наводим порядки в отделах продаж и результаты говорят сами за себя. Убедитесь в этом сами.
Навели порядок и выстроили систему в продажах
Мы вышли на 26 млн по заказам и заявкам и победили сезонность
Увеличили продажи IT-продуктов с 5,2 до 12 млн в месяц
Вывод
Если вы внедрите систему отчётности правильно — с чёткими форматами, регулярной подачей и акцентом на анализе, а не наказании — уже через 1–2 месяца увидите рост конверсии на 15–30% и сокращение цикла сделки. Отдел начнёт работать как единый организм: менеджеры будут понимать, как их действия влияют на общий результат, а РОП получит инструмент для своевременной поддержки и развития сотрудников.
Начните с малого: введите ежедневный отчёт по трём метрикам (звонки, встречи, статус ключевых сделок), используйте простой шаблон в эксель, согласуйте его с РОП и первые две недели проверяйте лично. Уделяйте на заполнение не больше 10 минут в день — это инвестиция, которая окупится уже в первом квартале ростом выручки и снижением текучки.
Помните: хорошая отчётность — это то, что помогает проделать работу лучше. Такой подход позволяет отделу продаж перейти от хаотичной активности к предсказуемой реализации, где каждый период становится основой для следующего прорыва.
