Телефония для отдела продаж: как выбрать систему, которая работает на результат

Современная телефония — это полноценный элемент воронки продаж. Она напрямую влияет на скорость обработки лидов, качество клиентского сервиса и конверсию.

Неправильно подобранное решение замедляет реакцию на запросы, теряет звонок и снижает мотивацию менеджеров. А грамотно настроенная телефония, напротив, помогает повысить эффективность коммуникаций, автоматизировать рутину и дать вашим менеджерам продаж больше времени на реальные продажи.

На что стоит обратить внимание при выборе телефонии

Выбор телефонии для компании — это не про «дешевле» или «проще». Это про соответствие бизнес-целям. Особенно если речь идёт об отделах продаж, где каждый звонок может стать сделкой. При оценке решений стоит учитывать не только стоимость, но и надёжность, масштабируемость и совместимость с уже используемыми инструментами.

В первую очередь обратите внимание на подключение IP-телефонии. Технология IP-телефонии Internet Protocol позволяет передавать голос через интернет, что делает общение гибким, недорогим и легко внедряемым. Современные сервисы предлагают не только базовую функциональность, но и расширенные возможности: от записи телефонных разговоров до аналитики по каждому номеру.

Ключевые критерии выбора:

• надёжность и наличие SLA у провайдера;
• прозрачные тарифы на звонок и отсутствие скрытых платежей;
• возможность быстрого подключения и гибкой настройки под ваши процессы;
• соответствие техническим требованиям вашей инфраструктуры;
• безопасность данных и соответствие нормам регулирования.

Не забывайте, что IP — это основа современной связи. Важно, чтобы провайдер обеспечивал стабильное качество даже при пиковых нагрузках. Выбирайте решение, которое действительно работает на бизнес, а не создаёт дополнительные точки отказа.

Может быть, вы уже сталкивались с ситуацией, когда звонок не доходит до нужного человека? Чтобы этого избежать, важно чётко продумать маршрутизацию. Не экономьте на SLA провайдера. Уровень сервиса напрямую влияет на доступность вашей телефонной линии, особенно в часы пик.

Организация бизнес-процессов

Телефония в отделе продаж должна быть не просто «средством», а частью сквозного процесса обработки клиента. Именно поэтому CRM становится центральным элементом экосистемы. Через API телефония передаёт данные о звонке прямо в карточку клиента, устраняя ручной ввод и ошибки.

Менеджер продаж получает контекст до того, как поднимает трубку: история переписки, предыдущие звонки, этап воронки. Это позволяет ему строить диалог точечно и повышать шансы на продажу. При этом сотрудника нужно обучить так, чтобы он контролировал не только количество, но и качество коммуникаций.

Чтобы добиться максимальной отдачи, важно:

• автоматизировать распределение вызовов между сотрудниками;
• внедрить единые сценарии обработки типовых обращений;
• использовать статистику для выявления слабых мест в работе отделов продаж.

Каждый звонок от потенциального клиента — это важная точка контакта. Пропущенный или плохо обработанный вызов — прямая потеря выручки. Поэтому клиенты должны получать одинаково высокий уровень сервиса независимо от времени суток или загруженности менеджеров продаж.

Телефонный разговор позволяет понять потребности клиента и выстроить доверие. Когда клиент чувствует, что его слышат, вероятность сделки растёт. Особенно важно, чтобы менеджер знал историю взаимодействия и мог оперативно решить возникшую проблему.

Функциональность системы

Современные виртуальные АТС автоматические телефонные станции предлагают гораздо больше, чем просто возможность звонить. Их полезность — в функциях, которые позволяют оптимизировать рабочие процессы и повысить контроль.

Среди ключевых возможностей:

• голосовое меню IVR для первичной маршрутизации;
• запись телефонных разговоров для последующего анализа;
• очереди вызовов с приоритезацией по типу клиента;
• автоинформатор для нерабочего времени;
• коллтрекинг для оценки эффективности рекламных кампаний.

Эти функции особенно полезны для масштабируемых команд, где важно стандартизировать подход к каждому телефонному звонку. Благодаря гибким сценариям обработки, даже новичок может вести диалог на уровне опытного специалиста.

Виртуальный номер даёт возможность быстро масштабировать присутствие в новых регионах. Например, вы можете подключить номера в Москве и Петербурге, даже если офис находится в другом городе.

Читайте наш блог и вы узнаете, кто такой профессиональный руководитель отдела продаж. Подробнее тут.

Качество связи

Даже самая продвинутая телефония не принесёт пользы, если соединение прерывается или собеседник слышит помехи. Качество зависит от множества факторов: от интернет-канала до архитектуры АТС.

Провайдер должен использовать современные VoIP-технологии, обеспечивать отказоустойчивость и резервирование. Минимальные потери пакетов и отсутствие задержек — обязательные условия для надёжного соединения. Особенно это критично при работе с юридическими лицами, где каждое слово имеет значение.

Важно: Проверяйте не только заявленное качество, но и реальные отзывы клиентов из вашего сегмента — условия могут сильно различаться в зависимости от региона и нагрузки.

Адаптивность для нескольких устройств

Современные офисы всё чаще дополняются удалёнными сотрудниками, фрилансерами и командами в филиалах. Поэтому телефония должна работать на любых устройствах: от стационарных аппаратов до смартфонов.

Мобильного телефона и web-клиентов достаточно, чтобы сотрудник мог принимать и совершать вызовы вне офиса. Софтфон позволяет использовать обычный ноутбук как полноценную рабочую станцию. Это особенно актуально для компаний с гибким графиком или территориально распределёнными командами.

Мобильное приложение обеспечивает доступ к истории звонков, CRM и аналитике в любом месте. Это особенно удобно, когда сотрудник работает в поле или на встрече с своим клиентом.

Хотите знать, как правильно разговаривать с клиентами, чтобы всегда доводить их до закрытия сделки? Тогда смотрите видео ниже!

Возможность подключать разные телефонные номера

Гибкость в выборе номеров — ещё один признак продуманной системы.

Вы можете подключить:

• городские и региональные номера для локального присутствия;
• федеральные номера 8-800 для бесплатного доступа клиентов;
• виртуальные номера для отслеживания разных рекламных каналов.

Такой подход особенно полезен для компаний, работающих в нескольких регионах. Клиент звонит на местный номер, а вызов автоматически переадресуется нужному менеджеру продаж — независимо от его физического местоположения. При этом операторы предоставляют подробную статистику по каждому направлению, что упрощает анализ эффективности.

В компаниях с активной рекламой часто используют отдельные номера под каждый источник трафика — это позволяет точно понимать, какие каналы приносят реальные лиды. Код отслеживания помогает идентифицировать источник и оценить ROI.

Возможность интеграций

Интеграции — это то, что делает телефонию частью бизнес-процесса. Через API вы можете подключить решение к CRM, email-рассылкам, чат-ботам и другим сервисам.

Особенно важны подключения к популярным платформам вроде amoCRM или Bitrix24: при входящем вызове сразу всплывает карточка клиента, а после телефонного разговора менеджер может одним кликом создать задачу или отправить коммерческое предложение. История звонков сохраняется в CRM, что упрощает обучение новых сотрудников и контроль качества.

Эти возможности реализуются за счёт сервисов, которые обеспечивают бесшовное взаимодействие между системами. Использование таких решений также упрощает масштабирование: при росте команды не нужно менять настройки всей инфраструктуры.

Ведение карточки клиента становится проще, если все данные собираются автоматически. Это особенно важно при регистрации нового обращения — менеджер может сразу начать работу без ручного ввода.

Организация входящих и исходящих вызовов

Эффективная телефонная система должна одинаково хорошо справляться и с входящими, и с исходящими вызовами. Для компаний критически важно, чтобы ни один звонок не остался без ответа.

Вызовы можно направлять в очереди, распределять по географии, а исходящие — автоматизировать через скрипты и шаблоны. Такие подходы позволяют отделам не просто «звонить больше», а делать это целенаправленно и эффективно.

Чтобы повысить эффективность, рекомендуется:

1. Анализировать пропущенные вызовы и причины их пропуска.
2. Внедрять правила повторного обзвона «тёплых» лидов.
3. Использовать статистику для оценки эффективных временных окон для звонков.

Управление вызовами — это про создание условий, в которых менеджер продаж может максимально продуктивно работать с клиентом.

Уверены, что ваша компания получает максимальную прибыль? Чтобы проверить, умеют ли менеджеры вашей команды отрабатывать возражения «Подумаю», «Дорого», «Мне нужно посоветоваться», запишитесь на бесплатный аудит 3 возражений.

Экспертный раздел: ключевые практики для отдела продаж

Чтобы телефония приносила реальный результат, важно не только выбрать правильное решение, но и организовать процессы вокруг него. Опыт показывает, что успех зависит от трёх факторов: подготовки сотрудников, качества данных и скорости реакции.

Каждый новый сотрудник должен проходить обучение по работе с виртуальной АТС и CRM. Особенно важно отработать сценарии для типовых ситуаций: возражения, уточнение потребностей, завершение сделки. Личный подход повышает лояльность и конверсию.

База контактов должна быть актуальной и сегментированной. При работе с другой группой клиентов — например, корпоративными или частными — используются разные скрипты и метрики. Случай, когда менеджер не знает, с кем говорит, снижает доверие. Поэтому важно, чтобы вся информация была под рукой до начала телефонного звонка.

Оборудование тоже играет роль: качественная гарнитура и стабильный интернет — минимальные требования. Даже самый опытный партнёр не сможет эффективно общаться, если технические условия подводят.

Компания, которая инвестирует в подготовку команды и инструменты, получает преимущество на рынке. Мы рекомендуем регулярно анализировать работу отдела: какие фразы работают, какие случаи требуют доработки, как часто приходится решать повторяющиеся проблемы.

Кейсы, которыми мы гордимся

Правильно настроенная телефония, а также грамотные скрипты и чётко выстроенная воронка продаж часто становятся залогом успеха в бизнесе. Убедитесь в этом на реальных примерах.

• Увеличили конверсию в продажу в 2 раза в сфере строительства
• Увеличили продажи в 3,5 раза за полгода в логистической компании
• Перевыполнили план по продажам в 6 раз

Вывод

Правильно подобранная телефония становится невидимым, но мощным двигателем продаж. Она сокращает время реакции на лид, повышает качество обслуживания и даёт руководству данные для принятия решений. Компания, которая умеет использовать телефонию как инструмент анализа и управления, получает конкурентное преимущество.

Не стоит недооценивать роль телефонии как элемента клиентского опыта. В условиях высокой конкуренции даже секунда задержки или отсутствие контекста в разговоре с клиентом могут стоить вам сделки. Инвестируйте в решение, которое помогает сотруднику быстрее решить задачу клиента и построить долгосрочные отношения.

Поделиться статьей: