Руководитель отдела продаж: должностная инструкция, обязанности и задачи

Должностная инструкция — это рабочий инструмент, который чётко определяет, что должен делать руководитель отдел продаж, как оценивать его работу и какие у него полномочия. Без такого документа РОП действует вслепую, владелец компании не может объективно судить о результатах, а менеджеры остаются без чёткой системы и ориентиров.

В этой статье мы разберём, как правильно составить этот документ: какие разделы в него включить, как адаптировать его под ваш бизнес и как использовать его для построения стабильной, управляемой системы продаж. А также подробно рассмотрим обязанности, задачи и мотивацию РОПа.

Зачем нужна должностная инструкция РОПа

Многие компании считают такие документы устаревшими. Но на самом деле они являются основой управления.

Без инструкции:

• невозможно объективно оценить работу руководителя;
• сложно мотивировать: подчинённый не знает, за что его поощрят;
• возникают конфликтные ситуации: неясны зоны ответственности;
• новый руководитель долго адаптируется;
• владелец бизнеса вынужден вмешиваться в операционную деятельность.

Правильно составленный документ помогает вашей компании систематизировать работу, а специалисту — понять, какую пользу он приносит. Это основа, в которой описаны все ключевые функции руководителя и права руководителя.

Как составлять документ: основные принципы

Он должен быть живым инструментом, отражающим реалии вашей организации.

1. Актуальность для бизнеса

У стартапа и корпорации разные масштабы. В небольшой компании руководитель отдела продаж может лично работать с клиентом. В крупной — только руководить командой. Документ должен соответствовать текущим реалиям.

2. Точность формулировок

Избегайте общих фраз. Лучше сказать: «Ежедневно проверяет активность менеджеров по продажам в CRM и проводит планерки».

3. Ориентация на результат

Формулируйте через результат: не «вести отчётность», а «готовить еженедельный отчёт о конверсии и выручке» — именно это реальный результат работы.

4. Гибкость

Документ необходимо обновлять при внесении изменений: при росте команды, запуске новых продуктов, смене стратегии.

5. Участие РОПа

Обсудите уровень вовлечённости с действующим или будущим руководителем. Это снизит сопротивление.

Основные разделы должностной инструкции

Цель должности — обеспечение устойчивого роста объёмов продаж и выполнение плана продаж за счёт эффективного управления командой, оптимизации процесса продаж и развития клиентской базы. А ЦКП — стабильно растущая прибыль, высокая мотивация команды и отлаженная система, основанная на данных.

Каждый раздел должен быть прописан чётко, без двусмысленностей.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж

Обязанности можно разделить на четыре группы.

1. Стратегические:

• участвовать в разработке стратегии продаж;
• разрабатывать годовой и квартальный план продаж;
• утверждать ценовую политику и товарную матрицу;
• анализировать рынок;
• определять целевые сегменты клиентов.

2. Оперативные:

• контролировать работу менеджеров: ежедневная активность, встречи, выполнение KPI;
• взаимодействовать с отделом маркетинга по лидам;
• следить за дебиторской задолженностью.

3. Процессные:

• внедрять и контролировать CRM;
• обучать менеджеров по продажам и обновлять скрипты;
• наладить KPI и отчётность;
• автоматизировать рутинные задачи.

4. Кадровые:

• участвовать в найме кандидатов;
• проводить адаптацию;
• организовывать обучение менеджеров;
• оценивать результат работы;
• формировать систему мотивации.

Основные задачи РОПа

Если обязанности — это что делать, то задачи — зачем.

1. Планирование

РОП принимает общий план и разбивает его на KPI для каждого менеджера по продажам.

Например: цель — 5 млн. Он распределяет: 3 млн — хантерам, 2 млн — клоузерам, и подсчитывает, сколько звонков и встреч нужно для их выполнения.

2. Организация и контроль

РОП выстраивает рабочий процесс: как работать с лидами, вести переговоры, оформлять сделки. И следит за соблюдением регламентов — это контроль работы.

3. Мотивация и развитие команды

РОП создаёт систему, в которой каждый специалист видит точки роста. Он выявляет сильных, помогает слабым, мотивирует премиями. Как мотивировать? С помощью материальных и нематериальных стимулов.

4. Анализ и оптимизация

Ежедневно анализирует этапы воронки: где снижается конверсия, какие менеджеры отстают. На основе данных вносит изменения.

Хотите знать больше о компетенциях РОПа? Читайте статью в нашем блоге, из которой вы узнаете, каким должен быть идеальный руководитель ОП.

Кому подчиняется РОП

Как правило, генеральному директору или коммерческому директору.

Это важно, потому что:

• отдел получает доступ к стратегии;
• влияет на ценообразование;
• участвует в распределении ресурсов;
• не зависит от других отделов.

Если роп подчиняется маркетингу, это снижает его влияние.

Где взять образец должностной инструкции и как его адаптировать

Готовые шаблоны есть в HR-базах. Но использовать их «как есть» — ошибка.

Адаптируйте под:

• размер команды 5 или 50 (менеджеров по продажам);
• тип продажи B2B, B2C, онлайн;
• этапы развития бизнеса старт, рост, стабильность;
• специфику продукта.

Главное, чтобы документ отражал реальную работу. Тогда у РОПа будут такие обязанности, которые реально выполнять и оценивать.

Больше о том, чем должен заниматься профессиональный руководитель отдела продаж вы можете узнать из этого видео.

Как оценивать РОПа

Оценка должна быть комплексной и основываться на ключевых показателях эффективности, влияющих на прибыль.

Основные показатели:

• выполнение плана продаж — главный KPI, без него работа неэффективна;
• конверсия в сделку — отражает качество работы команды;
• средний чек — показывает, насколько хорошо реализуются дополнительные товары;
• удержание клиента — особенно важно в B2B.
• качество ведения CRM — полнота и своевременность данных.

Пример:

В компании по разработке программного обеспечения KPI KPI-показатель включал в себя снижение оттока клиентов. За 3 месяца он сократил отток с 15 % до 7 %, внедрив систему сопровождения. Это повлияло на LTV и стало основанием для премии.

Как настроить мотивацию для РОПа

Финансовая мотивация — ключевой инструмент.

Оптимальная структура:

1. Фиксированная часть — 60–70 %. Обеспечивает стабильность.
2. Гибкая часть — 30–40 %. Привязана к целям.

Что может входить в гибкую часть:

• выполнение плана по продажам;
• рост конверсии;
• снижение дебиторской задолженности;
• развитие команды например, если 80 % менеджеров по продажам прошли тренинг — бонус;
• внедрение процессов CRM, скрипты.

Ошибки при составлении должностной инструкции

1. Копирование шаблона

Использование чужого документа в другой сфере. Например, для B2C — обязанности из B2B.

2. Избыточность

Слишком много обязанностей. Например: «работать с ключевыми клиентами» и «контролировать 20 менеджеров по продажам» — нереально совместить.

3. Отсутствие измеримости

Фразы вроде «повысить эффективность» без цифр.

4. Пренебрежение служебными связями

Например, если не указать, как и с кем взаимодействовать, то могут возникать конфликты.

5. Нет раздела «Права»

Без этого РОП не сможет принимать решения и превратится в исполнителя.

Как внедрить документ в работу

Сам по себе он не работает — нужен процесс.

Этап 1: согласование

Обсудите инструкцию с РОПом, отделом кадров и руководством. Убедитесь, что все согласны.

Этап 2: ознакомление

Подпишите документ об ознакомлении. Сохраните в HR-системе.

Этап 3: обучение

Проведите занятие, разберите каждый раздел.

Этап 4: контроль и адаптация

Через 1–3 месяца оцените, насколько документ соответствует действительности. Внесите правки.

Пример:

Компания по производству оборудования внедрила инструкцию, но выяснилось, что отдел продаж тратит 30 % времени на согласование цен. Был добавлен пункт: «отдел продаж должен утверждать скидки до 10 % без согласования».

Кейсы, которыми мы гордимся

Посмотрите на реальных примерах нашей компании, насколько эффективны РОПы в компаниях, где должностная инструкция составлена правильно.

• Перевыполнили план по продажам в 6 раз
• Увеличили конверсию в продажу в 5,5 раз в сфере логистики
• Увеличили продажи с 0 до 7,3 млн в компании, которая полгода работала в минус

Вывод

Инструкция руководителя отдела — это основа управляемой системы. Она обеспечивает ясность, измеримость и рост.

Сегодня успешные компании — это те, где руководитель отдела продаж не просто контролирует, а умеет вдохновлять, обладает лидерскими качествами, знает, как мотивировать и поддерживает команду.

Поделиться статьей: