Как рассчитать KPI: формулы и примеры

KPI — это ключевой показатель эффективности, который позволяет оценить, насколько сотрудник, отдел или вся компания достигли поставленной цели компании.

Что такое KPI и как его рассчитать — вопрос, от ответа на который зависит, будет ли ваш бизнес расти системно или действовать вслепую. А правильный расчёт kpi помогает перейти от субъективных оценок к объективным данным, мотивировать сотрудника и оперативно корректировать стратегический курс.

В этой статье — всё, что вам нужно знать: от базовых формул до реальных примеров для разных работников и схемы начисления бонусов.

Что такое KPI

KPI — это ключевой показатель эффективности, метрика, которая помогает оценить результат деятельности.

Она отвечает на вопрос: «Достигли ли мы цели компании?» — и выражается в цифрах или процентах.

KPI используется для:

• оценки эффективности сотрудников;

• контроля за выполнением задач отдела;

• анализа финансовых показателей компании;

• принятия управленческих решений.

Ключевое преимущество kpi — это возможность считать, а не гадать. Например, вместо фразы «менеджер хорошо работает» вы видите: «kpi по выручке — 115 %». Это конкретный показатель, который можно использовать для мотивации сотрудника, оценки и планирования.

Уверены, что ваша компания получает максимальную прибыль? Чтобы это проверить, запишитесь на бесплатную диагностику.

Индекс KPI: что это такое и зачем он нужен

Индивидуальные показатели — это хорошо, но для полной картины нужен обобщённый коэффициент.

Например, менеджер может перевыполнить задачи по продажам, но допустить много ошибок. Его коллега — выполнить задачи на 90%, но без ошибок и с высоким уровнем удовлетворённости клиента. Кто эффективнее? Только комплексная система kpi покажет объективный ответ.

Система kpi позволяет:

• учесть несколько аспектов работы;

• присвоить каждому показателю вес важность;

• получить один итоговый балл, по которому можно сравнивать сотрудников.

Это коэффициент результата, отражающий реальный вклад в бизнес.

Как работает система KPI

Основной принцип расчёта прост: kpi = реальный результат / целевое значение × 100%

Где:

• реальный результат — достигнутый результат;

• целевое значение — ожидаемый результат.

Пример: задача по продажам — 500 000 руб., достигнуто — 470 000 руб.

kpi = 470 000 / 500 000 × 100% = 94%

Каждый показатель рассчитывается отдельно. Например:

• kpi по количеству звонков;

• kpi по переходу лидов в сделку;

• kpi по среднему чеку.

Затем эти значения объединяются в общий коэффициент с учётом весов. Такая система позволяет оценить сотрудника комплексно.

Формулы для расчёта KPI

1. Простая формула: kpi = достигнутое / ожидаемое × 100%

Подходит для измеримых показателей: выручка, количество сделок, количество звонков.

2. Взвешенный индекс: общий коэффициент = Σkpiᵢ × Весᵢ

Где kpiᵢ — значение показателя, Весᵢ — его приоритет сумма весов = 100%.

3. Переход лидов в сделку: показатель = количество сделок / количество лидов × 100%

Показывает, насколько эффективно продаёт команда.

4. LTV пожизненная ценность клиента: LTV = средний чек × частота покупок × срок сотрудничества

Важен для оценки долгосрочной прибыльности продукта или услуги.

5. ROI возврат инвестиций: ROI = доход – затраты / затраты × 100%

Используется для оценки эффективности маркетинга и мероприятий.

Практические примеры расчёта KPI

1. Как рассчитать KPI для магазина

Показатели:

• выручка;

• переход лидов в покупку;

• средний чек;

• количество покупателей.

Пример:

Ожидаемая выручка — 1 000 000 руб., достигнуто — 1 050 000 руб.

kpi = 1 050 000 / 1 000 000 × 100% = 105%

Ожидаемый переход — 30%, достигнуто — 28%.

kpi = 28 / 30 × 100% = 93%

Итоговый коэффициент при весе 50% на выручку и 50% на переход:

105% × 0,5 + 93% × 0,5 = 99%

2. Как рассчитать KPI для отдела продаж

Показатели:

• выручка;

• количество сделок;

• переход лидов;

• средний срок сделки.

Пример:

Работник должен закрыть 10 сделок на 2 млн руб.

Достигнуто: 11 сделок на 2,1 млн руб.

kpi по выручке = 2,1 / 2 × 100% = 105%

kpi по количеству = 11 / 10 × 100% = 110%

Если переход был ниже ожидаемого — это учитывается в итоговом коэффициенте.

Подсчёт в Excel

Формула, которая обычно используется в Excel:

**=C2/B2100* — для расчёта kpi по каждому показателю.

=D2*E2 — для вклада.

=СУММF2:F4 — итоговый коэффициент.

Хотите знать, как мотивировать менеджеров с помощью KPI? Смотрите видео ниже.

Таблица KPI: как оформить и использовать

Готовая таблица kpi — это рабочий инструмент для руководителя.

Она позволяет:

• отслеживать прогресс в режиме реального времени;

• сравнивать результаты сотрудников;

• принимать решения по вопросам мотивации сотрудника и обучения.

Что включать:

• название показателя;

• ожидаемое значение;

• достигнутое значение;

• процент выполнения;

• вес показателя;

• итоговый коэффициент.

Таблицу можно обновлять ежедневно, еженедельно или ежемесячно — в зависимости от цикла работы компании.

Как рассчитать KPI для начисления бонуса

Формула: Премия = переменная часть × общий коэффициент kpi

Пример:

Оклад — 100 000 руб.

Переменная часть — 30 000 руб.

Общий коэффициент kpi — 102,6 %

Премия = 30 000 × 1,026 = 30 780 руб.

Итоговая зарплата = 130 780 руб.

Дополнительная информация

В современных условиях любой бизнес стремится к прозрачности. Для этого внедряют crm-систему, чтобы автоматизировать сбор данных. При этом, важно, чтобы kpi был измеримым, достижимым и привязанным к бизнес-процессам.

Например, маркетолог отвечает за привлечение лидов, а работник склада — за соблюдение нормы отгрузки. В каждом случае нужно разработать свою систему kpi, учитывая специфику продукта или сервиса.

KPI можно адаптировать под любой период: день, неделю, месяц. Главное — чётко определить задачи и приоритеты. А чтобы сотрудник мог влиять на результат, ему нужно понимать, какой вид kpi используется и как достижение целей влияет на его доход.

Какой показатель выбрать? Это зависит от стратегических целей. Например, для роста важно увеличение клиентской базы, а для стабильности — удержание.

Временные рамки и среднее время выполнения задач — тоже важные индикаторы. Которые позволяют руководителю принимать решения на основе данных, а не интуиции.

Как внедрить? Начните с пилотного проекта, вовлеките каждого сотрудника, дайте обучение и собирайте обратную связь.

Хотите знать больше о KPI для менеджеров отдела продаж? Читайте нашу статью.

Кейсы, которыми мы гордимся

Правильно рассчитанная система мотивации,а также хорошо обученные менеджеры и руководители отдела продаж способны обеспечить постоянный рост вашего бизнеса. Убедитесь на реальных примерах.

• В 1,5 раза увеличили конверсию производственной компании
• Подняли средний чек и конверсию — и увеличили продажи x7 в сфере охранных услуг
• Увеличили конверсию в 3 раза и перевыполнили план на 8 млн рублей

Вывод

KPI — это инструмент управления результатом. Грамотный расчёт помогает определить, кто вносит реальный вклад в развитие бизнеса, а чья работа нуждается корректировки. Система kpi требует чётких целей компании, правильных формул и регулярного анализа.

При правильном использовании kpi становятся двигателем роста любого бизнеса. Что такое ключевой показатель эффективности и как его рассчитать — теперь вы знаете. Осталось внедрить и начать управлять на основе данных, а не предположений.

Поделиться статьей: