Как организовать отдел продаж с нуля и запустить его работу

Эффективный отдел продаж — это необходимый двигатель роста. Без него бизнес зависит от случайных клиентов и личного энтузиазма владельца. Чтобы создать отдел продаж с нуля, нужно нанять сотрудников и выстроить управляемую систему: от поиска клиентов до установления контакта, заключения сделки и послепродажного обслуживания.

В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию о том, как организовать отдел продаж, как настроить процессы, как повысить эффективность продажников и избежать фатальных ошибок на старте.

За что отвечает отдел продаж

Эффективный отдел продаж — это структурное подразделение, которое отвечает за достижение финансовых целей компании посредством системного взаимодействия с клиентами. Его задача — превратить интерес покупателя в оплату, а разового клиента — в лояльного партнёра.

Менеджер по продажам не просто «звонит и продаёт». Он анализирует потребности аудитории, квалифицирует потенциальных клиентов, ведёт переговоры, работает с возражениями и обеспечивает послепродажное сопровождение.

Например, в B2B-сегменте сотрудник может вести клиента целый месяц: от первого контакта до подписания контракта и передачи клиента в службу поддержки. А в B2C — оформить заказ за 15 минут, предложить дополнительные товары или услуги и собрать отзывы.

Другой пример: интернет-магазин одежды. Продавец консультирует по размерам, а также анализирует, какие модели чаще возвращают, какие сочетания продукта или услуги популярны, и передаёт эти данные маркетологам.

Таким образом, эффективный отдел продаж становится источником стратегической информации о клиенте, а не просто «кассовым аппаратом».

Цели и задачи отдела продаж

Продажи без целей — это блуждание в тумане. Эффективный отдел должен работать над достижением конкретных, измеримых и привязанных ко времени показателей.

Цели бывают трёх типов: стратегические, финансовые и личные.

Рассмотрим подробнее:

• Стратегическая цель — это видение на 1–3 года вперёд: «Занять 15 % регионального рынка» или «Выйти на 500 постоянных корпоративных клиентов».

• Финансовая цель — это план продаж: «К концу квартала достичь выручки в 3 млн рублей в месяц».

• Личная цель — KPI каждого менеджера по продажам: «Заключить 30 сделок в месяц» или «Увеличить средний чек на 20 %».

Пример: компания с оборотом 3 млн рублей ставит перед эффективным отделом продаж задачу: увеличить доход на 40 % за полгода. Для этого сотрудники получают индивидуальные планы: «продать больше» и «увеличить повторные продажи на 25 %», а также «снизить процент отказов после презентации до 15 %».

Таким образом, эффективный отдел продаж становится движущей силой роста, а не просто исполнителем.

Что нужно для эффективной работы отдела продаж

Эффективный отдел продаж держится на трёх китах: продукт или услуга, сотрудники и автоматизация бизнес-процессов.

Без любого из них система рухнет. Бизнес должен чётко понимать, какой товар или услуга востребованы, кто их покупает и как продать быстрее и дороже.

Сотрудники отдела продаж — это люди с нужными навыками, мотивацией и пониманием продукта. А автоматизация бизнес-процессов — это регламенты, скрипты, CRM-система, отчёты и так далее. Без них даже талантливый продажник будет тонуть в хаосе.

Какие показатели следует отслеживать с первого дня?

Вот три ключевых:

• Доля лидов в продажах — если она ниже 5 %, проблема в скриптах или квалификации сотрудников.

• Средний чек — если он не растёт, значит, не работают дополнительные методы продажи.

• Время обработки лида — если клиент ждёт звонка больше 5 минут, он уйдёт к конкуренту.

Достижение целей возможно только тогда, когда все три элемента работают как единая система.

Структура отдела

Формировать нужный отдел продаж нужно по принципу «какую задачу решаем». А структура отдела продаж зависит от бизнес-модели, объёма продаж и сложности продукта или услуги. Один из ключевых сотрудников — руководитель отдела продаж РОП. Без него работа превращается в сборище одиночек.

Вот три основные модели:

1. Одноступенчатая — руководитель + до 6 менеджеров по продажам. Каждый ведёт клиента от первого контакта до закрытия сделки. Подходит для малого бизнеса и B2B, где важны личные отношения.
2. Двухступенчатая — один отдел «хантеров» ищет клиентов, второй — «фермеров» — работает с актуальной базой. Подходит для компаний с большим потоком лидов.
3. Продуктовая — сотрудники распределяются по категориям товар или услуга. Подходит для компаний с широким ассортиментом.

Выбор структуры отдела продаж — это первый шаг к тому, чтобы правильно организовать отдел продаж и не терять клиентов на стыке задач.

От чего зависит эффективность работы отдела продаж

Работа — это прежде всего контролируемый подход. Его эффективность зависит от пяти факторов:

• знание продукта или услуги;
• мотивация;
• CRM-система,;
• скрипты;
• контроль.

Если один из них не работает, страдают все показатели.

Больше подробностей о структуре и задачах отдела продаж вы можете узнать из нашей статьи.

Менеджер по продажам, который не понимает, чем ваш товар или услуга отличается от предложений конкурентов, будет проигрывать в переговорах. Без мотивации — работать вполсилы. Без CRM-системы — терять клиентов. Без скриптов — тратить время на импровизацию. Без контроля — плыть по течению.

Пример: сотрудник компании по продаже офисной мебели после обучения стал использовать четкий скрипт и внедрил CRM-систему. Результат — за два месяца доля сделок выросла на 40 %, а средний чек — на 25 %.

Необходимый баланс между свободой и регламентом — вот что делает эффективный отдел продаж по-настоящему результативным.

Как создать отдел продаж

Создать отдел продаж с нуля — значит выстроить систему. Это поэтапный процесс, где каждый следующий шаг логично вытекает из предыдущего.

Создайте план продаж

План — это не желаемое, а просчитанное. Он должен отвечать на вопросы: сколько нужно продать, кому, в какие сроки.

Что включить в план:

• объём продаж в рублях и штуках;
• количество новых клиентов и повторных сделок;
• средний чек;
• распределение плана по менеджерам и продуктам.

Пример: если цель — 5 млн рублей в месяц, а средний чек — 50 тыс., нужно закрыть 100 сделок. Если в команде 5 менеджеров, то на каждого приходится по 20 сделок. Плюс резерв 10 % на непредвиденные обстоятельства.

Проведите ABC и XYZ-анализ

Эти анализы помогают понять, на каких клиентах следует сосредоточиться. ABC — по доходу, XYZ — по частоте.

Анализ АВС:

• категория A — 20 % клиентов, приносящих 80 % прибыли;
• категория B — 30 % клиентов, 15 % прибыли;
• категория C — 50 % клиентов, 5 % прибыли;

XYZ-анализ показывает, насколько стабилен спрос: X — предсказуемый, Y — колеблющийся, Z — хаотичный.

Совместив оба показателя, вы увидите, например, что клиент AX — золотой: прибыльный и стабильный. А CZ — тратит ваши ресурсы впустую. На старте сосредоточьтесь на AX и AY.

Продумайте организационную структуру

На старте можно обойтись минимумом:

• 1 руководитель — стратегия, контроль, мотивация;
• 2–3 менеджера по продажам — работа с клиентами;
• 1 оператор — оформление документов.

По мере роста добавляйте новые роли: специалист по привлечению клиентов, аккаунт-менеджер, пресейл-эксперт.

Постройте воронку продаж

Воронка продаж — это путь клиента от первого контакта до оплаты. Без неё вы не поймёте, на чём теряете деньги.

Типичные этапы воронки:

1. Привлечение — реклама, SEO, социальные сети.
2. Интерес — звонок, заявка, консультация.
3. Предложение — КП, презентация, демо.
4. Решение — работа с возражениями.
5. Оплата — закрытие сделки.
6. Удержание — послепродажное обслуживание, дополнительные продажи.

На каждом этапе подсчитывайте конверсию. Если на этапе «предложение → решение» конверсия падает на 70 %, проблема в скриптах или квалификации менеджеров.

Хотите узнать, почему менеджеры не заключают сделки? Пройдите бесплатный аудит вашего отдела продаж!

Разработайте систему мотивации

Базовая формула дохода продавца: доход = оклад + % от продаж × коэффициент KPI.

KPI могут включать:

• количество звонков;
• конверсии в сделку;
• средний чек;
• доля повторных продаж.

Добавьте нематериальные стимулы:

1. Публичные рейтинги.
2. Карьерный рост менеджер → старший менеджер → руководитель отдела продаж.
3. Обучение за счёт компании.
4. Гибкий график.

Внедрите CRM-систему

CRM-система — это центральный мозг эффективного отдела продаж. Без неё вы не сможете масштабироваться.

Что даёт CRM:

• хранение всей истории взаимодействия с клиентом;
• автоматические напоминания и задачи;
• аналитика по воронке продаж и эффективности менеджеров;
• передача дел при отпуске или увольнении.

На старте выбирайте простую систему — Bitrix24, amoCRM. Главное, чтобы все данные вносились туда, а не в Excel.

Обучите сотрудников работе с CRM

Внедрить CRM — это полдела. Нужно, чтобы сотрудники ею пользовались.

Как обучать:

1. Проведите 2–3 практических воркшопа.
2. Составьте чек-лист: «Что нужно сделать после каждого звонка».
3. Введите санкции за несоблюдение требований: например, сделка не считается закрытой без записи в CRM.
4. Поощряйте лучших: «Менеджер месяца по заполнению CRM».
5. Настройте отчёты для оценки эффективности продаж

Отчёты — это инструмент управления. Просматривайте их ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

Ключевые показатели:

• динамика продаж по менеджерам;
• конверсия по этапам воронки продаж;
• средний чек и маржинальность;
• количество лидов и их источники.

Создайте систему обучения продажам

Обучение — это непрерывный процесс. Даже опытные менеджеры должны постоянно учиться.

Что включить в программу:

• знания о продукте — что мы продаём, чем отличаемся;
• техники продаж: как вести переговоры и работать с возражениями;
• психология клиента: что движет покупателем;
• работа с CRM и отчётностью.

Форматы:

• еженедельные ролевые игры;
• разбор записей звонков;
• внешние тренинги;
• наставничество внутри команды.

Хотите знать больше не только о менеджерах ОП, но и о функциях руководителя отдела? Смотрите видео ниже и узнайте, чем должен заниматься РОП.

Ошибки при формировании отдела продаж

Ошибки на старте могут стоить вам и денег, и репутации. Вот самые опасные из них:

• отсутствие чёткого представления о продукте или услуге;
• нет автоматизация бизнес-процессов;
• отсутствие CRM-системы. Ушёл сотрудник — ушли и клиенты;
• мотивация только за счёт оклада;
• отсутствие контроля;
• совмещение ролей;
• отсутствие обучения.

Ещё одна частая ошибка новичков: думать, что «сначала наймём, а потом разберёмся». Без подготовки — это всегда слив бюджета и нервов.

Развитие отдела продаж

Масштабировать эффективный отдел продаж можно только в том случае, если он стабильно выполняет план.

Как понять, что пора расти:

• сотрудники перегружены;
• средний чек и доля продаж растут третий месяц подряд;
• повторные продажи — более 30 % от общего объёма.

Что делать:

• автоматизация бизнес-процессов: чат-боты, шаблоны писем, интеграция CRM-система с сайтом;
• формирование кадрового резерва;
• повышение квалификации сотрудников;
• расширение продуктовой ассортиментной группы.

Система должна развиваться вместе с бизнесом.

Перестройка отдела продаж в работающей компании

Даже успешный эффективный отдел продаж со временем «обрастает мхом». Поэтому так важно своевременно проводить аудит.

Как это сделать:

• проанализируйте цифры: где доля продаж падает, какие сотрудники отстают;
• опросите сотрудников: например, что мешает работе;
• проверьте автоматизацию бизнес-процессов: актуальны ли скрипты, KPI CRM-система;
• пересмотрите структуру отдела продаж.

Пример: компания выяснила, что 70 % времени уходит на оформление документов. Решение — наняли оператора. Результат: сотрудники стали заключать на 30 % больше продаж.

Понимание того, что система — это живой организм, — ключ к долгосрочному успеху.

Как построить отдел продаж под свою бизнес-модель

Многие компании допускают одну и ту же ошибку при создании отдела: пытаются скопировать структуру конкурента, не учитывая свою специфику.

Чтобы этого избежать, задайте себе следующие вопросы:

1. Какой товар или услугу мы продаём?
2. Кто из наших клиентов представляет наибольшую ценность?
3. Нужна ли нам виртуальная АТС для голосовой коммуникации?
4. Какой номер должен быть указан в рекламе — единый или персональный?
5. Нужен ли коллтрекинг и сквозной учёт?
6. Какой бонус мотивирует сотрудников больше — деньги или карьера?
7. Нужно ли подключать робота для обработки входящих заявок?

Ответы помогут определить оптимальную модель. Например, для B2B с длительным циклом продаж критичны сквозная аналитика, виртуальная АТС, голосовой журнал звонков. Для B2C — мессенджеры, робот, быстрая работа с лидами.

И помните: эффективно управлять можно только тем, что можно измерить. Поэтому с первого дня внедряйте аналитику, журнал активности, центр отчётности.

Кейсы, которыми мы гордимся

Когда отдел продаж выстроен и функционирует правильно, все показатели стабильно растут. Убедитесь в этом сами на реальных примерах.

• Увеличили конверсию в продажу в 2 раза в сфере строительства
• Перевыполнили план продаж в 2,5 раза
• Увеличили продажи IT-продуктов с 5,2 до 12 млн в месяц

Вывод

Создание отдела продаж с нуля требует системного подхода: от чёткого плана и правильной структуры отдела продаж до внедрения CRM-системы, мотивации и обучения. Без системы даже лучшие продажники будут тратить силы впустую, а компания — упускать возможности. Первые три месяца — это закладка фундамента. не забывайте в этот период инвестировать в автоматизацию бизнес-процессов.

Развитие эффективного отдела продаж не заканчивается после запуска — оно только начинается. Постоянный анализ, адаптация и масштабирование превращают отдел из расходной статьи в главный актив. Делайте выводы, тестируйте, улучшайте.

Поделиться статьей: