KPI Ключевые показатели эффективности — что это

Чтобы оценить работу менеджеров, компании используют KPI — ключевые показатели эффективности. Это цифры, которые показывают, насколько хорошо выполняются задачи в отделе.

Важные показатели эффективности KPI — что это означает

Система KPI (Key Performance Indicator) включает важные показатели эффективности, которые помогают понять, достигает ли компания поставленных целей.

Для бизнеса это чаще всего:

• рост прибыли,

• увеличение среднего чека,

• продажа нужных товаров,

• высокая конверсия из заявки в сделку.

Как измеряют KPI

Каждый KPI — конкретная цифра или процент.

Например:

• 25 продаж в месяц,

• выполнение плана 70%,

• конверсия из звонка в покупку 18%.

Важно понимать, что такой ключевой показатель помогает отслеживать прогресс, быстро понимать, что работает, а что нужно улучшить, чтобы управлять бизнес-процессами.

Хотите достигать амбициозных целей, но не знаете, с чего начать? В видеоролике разберём, как правильно ставить чёткие цели на практике, и находить подход, чтобы осуществлять задуманное в реальности. Готовы сделать шаг к  личным большим успехам?

Зачем рассчитывать KPI в продажах

Система KPI помогает перевести цели компании в конкретные цифры. Это делает работу прозрачной — видно, где всё идёт по плану, а где наблюдаются проблемы.

Система KPI позволяет:

1. Мотивировать сотрудников — премии и зарплата зависят от результатов. Каждый должен заранее понимать, сколько заработает, ведь ясность даёт ощущение безопасности. Подробнее, как правильно выстроить систему мотивации — читайте в статье.

2. Связать общие цели бизнеса с задачами отделов и отдельных сотрудников.

3. Чётко обозначить ответственность — каждый в команде знает свой пул обязанностей.

Выделяют также метрики по продукции — KPI, связанные с продажей конкретных товаров или услуг. Они помогают понять, какие предложения приносят максимум прибыли.

Виды KPI: что именно можно измерять

KPI в продажах делят на несколько основных групп:

1. По затратам — помогают понять, сколько ресурсов тратится на достижение целей.

2. По производительности — показывают, какой загруз у сотрудников, бюджет и инструменты.

3. По эффективности — отражают, насколько результат окупает вложения и перекрывает ли расходы— например, сколько клиентов пришло на каждый инвестированный рубль.

4. По результату — оценивают итог работы: сколько сделок, какая выручка, какое количество лидов, насколько выполнен план продаж, какая доля.

Также KPI делят на два типа:

1. Опережающие — текущие показатели, которые можно корректировать, чтобы выйти вперед.

2. Запаздывающие — отражают конечный результат и помогают оценить общую стратегию, например, рост выручки или прибыли.

Как построить такой отдел продаж, который продает планово, много, эффективно: скачайте методологию компании «Фактор продаж» — «Реформа отдела продаж».

Правила расчета KPI: основные правила и примеры

Важно знать, как рассчитать показатели? Для расчёта KPI часто используют таблицу — матрицу, в которой отражены все ключевые параметры:

• вес — насколько важен показатель для компании (от 0 до 1);

• база — пороговые значения, ниже которых нельзя падать;

• норма — средний результат за период;

• цель — целевой показатель, к которому нужно стремиться;

• факт — точная цифра достигнутого.

Чтобы понять, насколько близки к цели, используют индекс — отношение факта к цели (факт / цель).

Итоговую эффективность по всем KPI считают по формуле:

(Индекс KPI 1 × Вес KPI 1 + Индекс KPI 2 × Вес KPI 2 + Индекс KPI 3 × Вес KPI 3) × 100

Если итоговый коэффициент меньше 100 — значит, план не выполнен.

Как внедрить KPI: план по шагам

Внедрение KPI осуществляется в несколько этапов. Все начинается с постановки целей и выбора метрик, которые помогут их достичь.

Определение ключевых показателей

Сначала нужно понять, каких результатов хочет добиться компания, какая стратегическая цель. Затем — выбрать показатели, на которые реально может повлиять сотрудник для достижения бизнес цели.

Например, если цель — увеличить выручку, то стоит отслеживать число завершенных сделок и средний чек. Именно эти два показателя и станут KPI для менеджера. Нужно поставить задачу для конкретного сотрудника, чтобы он был в курсе.

Также при определении показателей учитывают специфику конкретного бизнеса, этап воронки, на котором работает сотрудник, и его зону ответственности. Нужно анализировать и улучшать, тогда система KPI действительно станет эффективной.

Какие показатели выбрать для KPI и как они помогают управлять результатами — подробно разбираем в статье.

Хороший KPI должен соответствовать принципу SMART:

• конкретный (Specific),

• измеримый показатель (Measurable),

• возможный для достижения (Attainable),

• релевантный (Relevant),

• определенный по времени (Time-bound).

Определение KPI — задача руководителя отдела и ключевых сотрудников команды.

Как работать с KPI после внедрения

После того как выбраны цели и показатели, важно грамотно выстроить систему, которая поможет управлять результатами и мотивировать работников.

Построение KPI матрицы

Матрица KPI — таблица, в которой видно, какие цели будут достигать и как каждый сотрудник движется к выполнению KPI.

Иногда используют базовые версии — с основными метриками и плановыми значениями KPI сотрудника. Этот показатель иногда создают в виде графика, диаграммы.

Настройка системы мотивации сотрудника

KPI напрямую связаны с зарплатой. Одна из популярных схем — фиксированная часть + бонус за выполнение плана.

Также можно использовать:

• премии за квартал и год,

• дополнительные дей-офф,

• оплату обучения или путешествий.

Важно, чтобы система была понятной и справедливой. Показатель сотруднику должен быть понятен – он должен знать за что получает деньги и как может влиять на доход.

Обучение и прозрачность

Сотрудникам нужно объяснить, как определить KPI:

• зачем выбраны именно эти KPI,

• как их вклад влияет на достижение общих целей,

• как именно рассчитываются бонусы.

После этого важно получить обратную связь и скорректировать процесс так, чтобы человек мог сам отслеживать результаты и ориентироваться в системе без помощи руководителя. Как мы урегулировали систему продаж и увеличили продажи в 3,5  раза за 6 месяцев в компании, связанной с логистикой — читайте кейс.

Анализ и корректировка

Через некоторое время после внедрения систему нужно оценить эффективность.

Делают проверку по каждому показателю:

• есть ли улучшения в качестве работы,

• стали ли сотрудники достигать целей,

• не вызывает ли система сопротивления или недовольства.

Если результаты остаются слабыми, значит, текущие критерии оценки не отражают реальную картину – их стоит пересмотреть и адаптировать под задачи и возможности команды.

Как сделать план продаж вдохновляющим, а не формальным показателем для вашего бизнеса – читайте в статье.

Плюсы и минусы системы KPI

Что дает внедрение KPI:

• позволяет оценить результаты работы компании или  одного менеджера;

• KPI помогает выявлять слабые места и точки роста и развития бизнеса;

• оценить вовлеченность и результативность, исключая субъективные факторы, кто стал отставать, а кто наоборот делает успехи на пути к реализации целей;

• делает планирование точнее, а решения — обоснованными, происходит автоматизация процессов;

• дает возможность управлять показателями и влиять на результаты, которые связанные с эффективностью работы.

С какими сложностями чаще всего встречаются:

• разработка и внедрение системы оценки для каждого отдела требует времени, особенно в крупных компаниях;

• часто нужны сервисы, требующие оплаты, для контроля, отчетности и отслеживания;

• если цели завышены или занижены, это демотивирует сотрудников и мешает команде работать эффективно.

Большинство проблем решается, если показатели реальные, понятные и привязаны к задачам бизнеса.

Кейсы грамотной работы с KPI отделов продаж

KPI отдела продаж — не просто цифры, а мощный инструмент повышения эффективности персонала и полезный индикатор. В «Факторе продаж» мы помогаем определить ключевые показатели, которые действительно влияют на выручку компании, и делимся примерами успешных внедрений таких метрик.

• Увеличили продажи в 3,5 раза за полгода в логистической компании
• Увеличили конверсию в продажу на 23% за счет работы со скриптами
• Увеличили выручку в 2,5 раза и перевыполнили план по продажам

Ошибки, которых лучше избегать при работе с KPI

При планировании и внедрении системы KPI компании часто встречаются с ошибками. Вот самые распространенные:

• разные отделы компании используют собственные метрики, не учитывая общие цели бизнеса;

• показатели не измеряются — например, «лояльность клиента к компании»;

• сотрудник не может повлиять на результат — KPI определены на команду, а не на одного сотрудника;

• нет прозрачной системы поощрений: бонусов нет, а штрафы применяются вне зависимости от достижений;

• менеджер не понимает, как складывается зарплата и не может отслеживать результаты в течение месяца.

Эти ошибки снижают мотивацию и делают систему KPI для галочки. Чтобы модель действительно работала, важно сделать ее понятной и справедливой.
Если видите сложности при оценке эффективности и разработке показателей KPI, проведите диагностику отдела продаж. Дадим чёткие рекомендации: как увеличить конверсии в продажу минимально в 2 раза, что сделать, чтобы менеджеры устойчиво выполняли планы и управляли продажами на основе цифр.

Поделиться статьей: